CASE STUDYگالری لیمLim Gallery
سیستم مدیریت موجودی و فروش برای گالری‌ای با ۱۰ هزار تخته فرش یکتا در چند انبار. از اکسلی که دیگر جواب نمی‌داد، تا سیستمی که سؤال «الان چه داریم و کجاست؟» را با یک نگاه جواب می‌دهد.
گالری ۱۰ هزار تخته فرش یکتا در چند انبار داشت و موجودی را در اکسل نگه می‌داشت. هر تخته یک رکورد مستقل است — منشأ، ابعاد، طرح، رنگ، وضعیت — و «کالا با موجودی عددی» این کار را توصیف نمی‌کند. سؤال ساده‌ی «الان چه داریم و کجاست؟» جواب سریع نداشت.
یک وب‌اپلیکیشن مدیریت داخلی که مدل داده‌اش از اول برای کالای یکتا نوشته شده: هر تخته یک رکورد با تاریخچه‌ی خودش، انتقال انبار به‌عنوان یک رویداد ثبت‌شده، و داشبوردی که صبح اول وقت وضعیت را در یک نگاه می‌گوید.
گالری لیم با ۱۰ هزار تخته فرش یکتا سروکار دارد که در چند انبار نگهداری می‌شوند. منشأ، ابعاد، طرح، الگو، سبک، رنگ و وضعیت هر تخته با بقیه فرق دارد. این یعنی فرش یک «کالا با موجودی عددی» نیست؛ هر تخته یک رکورد مستقل است.
موجودی در فایل اکسل نگه داشته می‌شد. اکسل برای کالایی که ده ویژگی متغیر دارد و بین چند انبار جابه‌جا می‌شود، خیلی زود از نفس می‌افتد. جواب ساده‌ترین سؤال — الان چه داریم و کجاست؟ — ساعت‌ها طول می‌کشید.
به جای اینکه یک سیستم انبارداری عمومی را به فرش بچسبانیم، از خود کالا شروع کردیم. سه تصمیم شکل کل محصول را تعیین کرد.
داشبورد برای مدیر ساخته شد، نه برای اپراتور. چهار عدد اول صفحه همان چهار سؤالی است که هر روز صبح پرسیده می‌شد: چند تخته داریم، چند تا آماده‌ی فروش است، چند فاکتور باز داریم و فروش کل چقدر است.
وضعیت محصولات و فروش ماهانه در دو نمودار، آخرین فاکتورها و آخرین کالاها زیر آن. تقویم شمسی، چیدمان راست‌چین، و کلید تغییر زبان برای مشتری‌های غیرفارسی‌زبان.
هر انبار موقعیت و شمار کالای خودش را دارد. کالاها با هفت فیلتر مستقل — کد یا نام، وضعیت، منشأ، انبار، تأمین‌کننده، کد سایز و نوع — در چند ثانیه پیدا می‌شوند.
سه عدد بالای جدول همیشه زنده‌اند: تعداد کل، موجود در برابر در تعمیر، و ارزش کل موجودی به ریال. ستون‌های جدول انتخابی‌اند تا هر کاربر فقط چیزی را ببیند که به کارش می‌آید.
فرم افزودن کالا سه بخش دارد: اطلاعات پایه، ابعاد، قیمت‌گذاری. هیچ گزینه‌ی انتخابی‌ای در کد نوشته نشده؛ همه از تنظیمات سیستم می‌آیند.
طول و عرض را وارد کنید، مساحت خودش محاسبه می‌شود. نرخ خدمات را بدهید، هزینه‌ی خدمات خودش درمی‌آید. تصاویر را بکشید و رها کنید.
فاکتور فروش با پیشوند S و فاکتور انتقال با پیشوند T شماره می‌خورد و هر دو یک چرخه‌ی عمر دارند: پیش‌نویس، تأیید شده. مشاهده، چاپ و ویرایش از همان ردیف.
انتقال بین انبارها که قبلاً جایی ثبت نمی‌شد، حالا یک سند رسمی با تاریخچه است.
مشتری‌ها به حقیقی و حقوقی تفکیک شدند؛ با نام فروشگاه، معرف و شماره‌ی مشتری. جست‌وجو روی نام، شماره و تلفن.
کاربران دو نقش دارند: مدیر سیستم و کاربر عادی. هر کاربر وضعیت، تاریخ ایجاد و آخرین ورود دارد. و هر کاری که در سیستم انجام می‌شود — ایجاد، ویرایش، ورود از اکسل — با نام کاربر و زمان دقیق ثبت می‌شود.
انواع کالا، الگوها، طرح‌ها، سبک‌ها، وضعیت‌ها و کدهای سایز همه در یک صفحه: هر خط یک مورد. نوع فرش جدیدی آمد؟ یک خط اضافه کنید. تمام فرم‌ها و فیلترها همان لحظه به‌روز می‌شوند.
این تصمیم کوچک یعنی سیستم بعد از تحویل هم بدون ما رشد می‌کند.
داده‌ی ۱۰ هزار تخته فرش از همان اکسل موجود منتقل شد؛ مهاجرت داده بخشی از راهکار بود، نه کاری که بعد از تحویل به تیم گالری سپرده شود. سؤال «الان چه داریم و کجاست؟» حالا یک نگاه جواب می‌گیرد.
اعداد زیر مشخصات سیستم در زمان تحویل است، نه ادعای رشد.
